漫谈企业内部图书馆的建立与日常管理

对于技术密集型的企业、部门,建立和维护一个内部图书馆可以更好地为员工提供学习资料,增强员工间的技术交流,并有助于形成一个积极提升自我的氛围。那么,如何建立内部图书馆,如何对内部图书馆进行高效的管理,内部图书馆与普通的公共图书馆有什么区别?担任部门内部图书馆管理员近一年来,这些问题时不时地映入脑海;思索之后,有所感也有所惑:

内部图书馆与公共图书馆的区别

由于目的和环境的不同,内部图书馆与公共图书馆在组建和管理上存在着很大的区别:

  • 内部图书馆的规模一般都较小。无论从书籍的数目、借阅的流动性来说,内部图书馆与公共图书馆都不可同日而语。以我所在的部门这样一个几百号人的组织为例,图书馆配备书柜2个,总共拥有书籍约300本,月均借还流量约20本。
  • 内部图书馆的硬件配置往往比较简单。一两个书柜加上一个负责图书管理的员工,就可以快速地把图书馆搭建起来。像公共图书馆那样的图书索引系统或者图书借阅扫描设备,是不需要的。
  • 内部图书馆的经费较少,且不一定具有持续性。由于内部图书馆一般与公司业务运营没有直接关系,因此其经费很难从制度层面得到保证。这一点与公共图书馆的情况是完全不一样的。如何保证内部图书馆得到新鲜的图书资源,是一个值得思考的问题。
  • 内部图书馆的管理员一般为员工兼职,且其花在图书管理上的时间不会太多。公共图书馆往往都会有专职从事图书管理维护的工作人员,而对于企业内部图书馆来说,专门配备一名图书管理员是比较奢侈的行为;因此,公司往往会指定一些员工,在本职工作之余进行图书馆的管理。

那么,如何组建企业内部图书馆呢?

内部图书馆的建立

对于图书馆的组建,最重要的事情当然是收集供借阅的图书,而其中主要的渠道就是对受欢迎的书籍进行采购 — 可以通过员工提交书单,而采购方对书单中的书籍进行整理过滤的方式来确定最终购买的图书列表。在我管理的内部图书馆中,以下6种书籍尤其受欢迎:

  1. 业务逻辑相关的书籍。有意思的是,在校园招聘的员工统一入职后的一段时间内,或者某个新的小组组建后的一段时间内,这类书籍往往非常紧俏。
  2. 优秀的技术入门书籍。比如,《Head First》系列技术图书,将技术概念及具体实现用大白话一一讲来,明白易懂。
  3. 经典著作。比如,《Thinking in Java》,《深入理解计算机系统(CSAPP)》等。
  4. 词典类图书,可供反复查阅的。我们有一本内部装订的Linux Shell白皮书,被反复借阅了多次。
  5. 企业所在领域的流行畅销书。比如,近来比较流行的《乔布斯传》。
  6. 切合企业、部门技术趋势的图书。比如,当我们开始需要使用Flex技术的时候,Flex与ActionScript的书籍就非常的受欢迎。

由于经费的限制,内部图书馆往往无法像公共图书馆那样,采购大量的书籍以供借阅;因此,我们需要扩展别的途径,而一个简单实用的方法就是捐献 — 通过动员员工捐献/共享自己不再阅读的书籍来增加图书馆的容量。在这个过程中,有以下几个最佳实践可供参考:

  • Manager们以身作则,以带动捐献图书的氛围
  • 在借阅系统中注明图书的捐献人。这样做有两个好处:一来对捐献人表示感谢;二来,当借阅该图书的人在阅读过程中产生疑惑的时候,可以方便交流探讨。
  • 捐献人可以拿回自己所捐献的图书。这样做主要是为了消除图书捐献人的顾虑。当然,这一点可能会和图书借阅产生冲突;因此,当冲突发生的时候需要图书馆管理员进行协调沟通。

在图书馆拥有了一定量的书籍之后,接下来要做的,就是搭建一个在线的图书借阅系统。实际上,这个系统并不是100%必需的 — 一张Excel表,甚至一张纸质的表格也能对借阅的图书进行管理。但是,搭建在线的借阅系统,可以让图书的借阅和管理变得更加方便。那么,我们应该选择一个什么样的系统呢?

  1. 首先,这个系统应该可以接受员工用已有的公司账户进行登录,而无需重新注册 — 这样可以减少员工的麻烦,增加图书馆系统的亲和力。
  2. 其次,借书的操作必须足够简单,最好能够到达傻瓜化的程度。
  3. 第三,对于超期借阅的图书,借阅人和管理员能收到自动发送的提醒邮件。

适合公共图书馆的借阅系统并不适合内部图书馆。我曾经花过一些时间来寻找、比较市场上的那些开源免费的图书馆管理系统,却无奈以失望收场 — 这些系统(比如Koha)似乎更关心图书的管理、索引和统计,却并不关心对借阅人而言,系统是否好用、是否能直白明了的进行图书借阅操作。对于企业内部图书馆来说,图书的索引、统计相对来说并不那么重要;而员工对图书的借阅操作是否足够简单,却往往对借书的积极性产生了巨大的影响。

最终,我们选择了一款开源的媒体资源租赁系统OpenDB(http://opendb.iamvegan.net/wiki/index.php?title=Main_Page ),并对其进行了一定的定制。该系统的使用和定制都比较简单,其界面也很简洁,可以导引用户快速的进行借书操作 — 除管理员外,大多数用户使用该系统的唯一目的就是借书。

不过,OpenDB也不是完美的。首先,在界面设计上还有很多需要改进的地方;其次,OpenDB提供的统计功能过于简单,这对管理员来说是一个缺憾。

也许,成熟的、完善的免费图书借阅系统已经存在了,只是我不知道而已。

在搭建好图书借阅系统之后,就需要在系统中录入图书馆里的书籍。在录入过程中,我认为以下几条书籍信息是必需的:

  • 书名。该书是第几版?是不是影印版?
  • 出版的年份
  • 作者、译者
  • 该书是中文,还是英文?
  • ISBN。

在内部图书馆组建完成之后,其日常管理需要注意哪些呢?

内部图书馆的日常管理

对于内部图书馆来说,经常涉及的操作不外乎:借书、还书、图书的续借和催还。在这一系列操作过程中,个人认为管理员需秉持”快速反应、灵活务实、减少流程羁绊“的原则,最大程度的方便员工对图书馆的使用 — 内部图书馆不是企业业务的核心,自身也存在一定的限制,如果使用起来还很麻烦的话,那么到最后就很难避免成为摆设的命运了。

图书的借阅

对于图书的借阅,可以灵活的以多种方式进行:

  1. 借阅人在图书馆系统中进行登记,之后系统自动向借阅人和图书馆管理员发送提醒邮件,然后由管理员负责将图书交给借阅人(送书上门、来管理员办公桌上拿书、或者在书柜附近碰头等等)。在系统发送的提醒邮件中,最好能够注明“接下来,管理员将联系您”的字样。在我管理图书馆的过程中,经常需要回答首次借书者的一个问题:“Hi, 管理员,接下来我该怎么做?”。但是可惜,无法简单的在OpenDB系统中对提醒的消息进行修改。
  2. 借阅人直接与图书馆管理员联系(见面的时候说一声、即时通讯软件上ping一下,或者直接发邮件),然后由管理员负责在系统中进行登记。
  3. 如果书柜是开放的,没有锁。那么员工可以在管理员知情的情况下(在系统中登记,或者与管理员联系后),直接将书借走。在这种情况下,管理员需要负责每隔一段时间对图书信息的正确性进行核实。由于我们的书柜所在区域时而会有外部人员经过(设备维修人员、外来面试者、参观访问人员等),因此为了方便管理,我们没有采取这种方式。

图书的归还

图书的归还比较简单,将书籍交给管理员后,由管理员在系统中登记一下即可。一个特殊的情况是:借阅人将图书直接转借给了别人(“这本书我读得差不多了,同小组的某某也很想看一下这本书,所以我就直接给他了”)。这种情况下,管理员在系统中做相应修改即可。当然,假如事前有其他人对该书进行了预借,那就需要管理员对冲突进行协调沟通。

图书的续借

一个完善的图书借阅系统应该具备书籍续借的功能模块,这样借阅人可以进行自助操作。可惜的是,OpenDB并不具备这样的功能。因此,我们采取了“跟管理员说一声”的方式,通过管理员在系统中的操作来实现(对该图书进行“归还”后再次“借出”)。

图书的催还

一个完善的图书借阅系统应该具备自动发送催还邮件的功能:在图书即将到期或者到期后,每天发送一封提醒归还的邮件给借阅人和管理员。OpenDB具备这个功能,我们也可以根据自己的需求对该功能进行定制。不过,令人沮丧的是,这些催还提醒邮件并不一定有效,甚至大多无效 — 作为一名员工,每天能收到非常多的邮件,包括各种系统自动发送的邮件,图书催还邮件很容易被淹没在日常邮件中;同时因为与业务无关,图书催还邮件的优先级一般都较低,因此很难在借阅人中引起重视。而事实上如果从另一个角度来看的话,图书催还对于内部图书馆来说也并不是一件高优先级的事情 — 内部图书馆与公共图书馆不同,不太会发生那种排队借阅紧俏图书的情况。况且,严格执行图书催还也很容易带来形式主义的问题:借阅人借的图书已过期,但是他/她还有一些没有看完,如果严格催还,只会发生借阅人还书了之后紧接着再借同一本书的荒唐局面。

那么,什么情况下管理员应该积极地和借阅人联系以催还图书呢?

  1. 书已到期,同时有别的同事预借了这本书。
  2. 图书超期借阅的时间过长(比如,过期了好几个月)。在这种情况下,管理员需要提醒一下借阅人,以免发生图书遗失的现象。

书籍丢失的应对

只要图书馆一直运行,书籍丢失就不可能100%避免。那么,当图书在借阅过程中遗失的时候该怎么办呢?

  1. 直接将该书籍条目从系统中删除,无其它措施。这样做比较有人情味,但从长远来看,不利于图书的维护。
  2. 借阅人对丢失的图书进行赔偿。这样的做法无可厚非,却失之生硬。
  3. 借阅人购买相同的图书(二手亦可)进行抵偿。
  4. 借阅人捐献一本领域、价值相似的图书进行抵偿。

结语

内部图书馆的组建和管理是一个很有意思的话题。如何在保证图书安全、保证图书馆正常运行的前提下尽可能的灵活多变,如何在受各种限制的情况下提高图书馆的吸引力,如何最大程度的发挥图书馆在企业内部的作用,都是非常值得探讨的。

Chuan Shao

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Shanghai

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